2　秘密を要する文書又は重要な文書は、特に注意を払って取り扱い、関係者以外の者の目に触れる場所に放置してはならない。

3　この規程に定めるもののほか、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

2　文書主管課長は、必要があると認めるときは、各課(これに相当する室、所及び局を含む。以下同じ。)が行う文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて課長(これに相当する室長、所長及び局長を含む。以下同じ。)に対し必要な措置を求めることができる。

2　課長は、その所管に属する文書事務について包括的責任を負い、その取扱いについては迅速適正に処理されるよう職員を指導しなければならない。

3　課長は、その所管に属するファイリングシステムについて課内の基本方針等を企画し、その促進に努めるとともに、その状況を絶えず調査して課の文書事務が円滑適正に行われるよう常に留意しなければならない。

2　文書主任は、課長補佐又は係長のうちから課長が選任する。

3　文書主任は、上司の命を受け、文書担当者と協力して、課における次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書担当者は、原則として主任主査及び主査のうち係の業務に精通した者を課長が選任する。

3　文書担当者は、文書主任の指揮を受け、次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書の番号は、原則として電子計算機への収受、発信等の起案手続により追番号をもって付するものとする。ただし、往復文書は同一番号を用いる。

2　諸証明の申請等窓口事務に係る文書及び直接課に持参された文書等(文書受領の日時が権利義務の得喪等に関係する文書を除く。)については、当該課において受領する。

3　送料の未納又は不足の到着物は、公務に関すると認められるものに限り、未納又は不足の料金を支払ってこれを受領することができる。

2　前項の規定にかかわらず、課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるとき又は文書が機密に属し当該課内での共有ができないときは、起案兼処理用紙(様式第2号)により回覧することができる。

3　前2項の規定にかかわらず、次に掲げる文書のうち重要でないものについては、同項に定める処理を省略することができる。

4　文書主任等は、前項の場合及び第8条第2項の窓口事務の場合で起案兼処理用紙以外の様式等により文書処理の簡略化を図るときは、その経過等を明らかにしておくための必要な措置を講じておかなければならない。

2　2課以上に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布する。

2　前項の規定にかかわらず、課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるとき又は文書が機密に属し当該課内での共有ができないときは、起案兼処理用紙を用い文書管理システムに必要な事項を入力して用紙に出力し、起案理由その他参考事項を付するとともに事案の経過を明らかにする書類を添えて、押印する方式(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。

3　前2項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の起案は、当該各号に定めるところにより行うことができる。

2　副市長、部長又は課長宛の照会等に対する回答等は、照会等を受けた者の職氏名をもって発信者とすることができる。

3　軽易な文書又は市内部の文書については、決裁権者の指示により副市長以下課長までの職氏名をもって発信者とすることができる。

4　前3項の職氏名をもって発信する文書には、主務課及び係名を付記しなければならない。

5　印影印刷用公印の印影を使用する文書等については、前各項の規定にかかわらず職名のみによることができる。

2　前項の規定にかかわらず、課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるとき又は文書が機密に属し当該課内での共有ができないときは、書面起案方式による起案兼処理用紙に専決又は代決権者の職名を表示する方式(以下「書面決裁方式」という。)により専決又は代決を行うことができる。

3　急を要する起案文書等で決裁権者の不在中に代決したもののうち代決権者が決裁権者の後閲を必要と認めるものは、電子決裁方式にあっては文書管理システムにより後閲の処理を行い、書面決裁方式にあっては決裁権者の当該押印欄に「後閲」を表示し、当該決裁権者に供覧しなければならない。

4　急を要する起案文書等で決裁権者以外の上司が不在中に決裁を終えたもののうち決裁権者が当該不在職員の後閲を必要と認めるものは、電子決裁方式にあっては文書管理システムにより後閲の処理を行い、書面決裁方式にあっては当該押印欄に「後閲」を表示し、当該職員に供覧しなければならない。

2　前項の規定により他の課長又は部長に合議する事案は、原則として、同一部内にあっては主務課長、他の部にわたる場合にあっては主務部長が決裁をした後、これを合議しなければならない。

3　議案、条例、規則、訓令及び重要な告示等文書主管課長が定める文書は、合議をもって文書主管課長の審査を受けなければならない。

2　前項の文書のうち発信をする文書については、起案者において発信年月日を文書管理システムに入力するとともに書面決裁方式にあっては併せて起案兼処理用紙に記入しなければならない。

2　前項の文書主管課等への送付は、急を要する場合を除くほか、文書主管課長が定める締切時刻までとする。

3　一時に大量(100通以上をいう。)の文書を発送するときは、文書主管課長が定める日までに件名、部数、発送予定日等を文書主管課等に連絡しなければならない。

2　前項の発送に要する費用は、文書主管課等において支払うものとする。ただし、あらかじめ予算措置されているものについては、この限りでない。

3　文書主管課等は、原則として、料金後納郵便差出票により発送の手続を行うものとする。

2　文書の分類は、基本文書分類表(別表第1)に基づき、各課において定めるものとする。

3　文書上の事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、会計年度及び保存期間が同一のものごとに整理し、保管しなければならない。ただし、会計年度ごとに保管することが適当でないものは、暦年ごとに保管することができる。

2　前項のファイル基準のうち、各課に共通に存在する事務に関する文書(以下「共通文書」という。)のファイル基準は、文書主管課長が指定するものとする。

3　各課においてファイル名一覧表(共通文書に係る部分を含む。以下同じ。)を作成したときは、課長の承認を受けなければならない。

4　各課は、年度中途において新たにファイルを作成し、又は分冊する必要が生じたときは、速やかにファイル名一覧表を修正し、及び課長の承認を受けなければならない。

2　前項の規定により難い完結文書については、他の適切な方法で整理し、保管することができる。ただし、ファイル以外のものに収納する場合は、ファイルの見出しに表示すべき項目と同一内容の項目をその表紙又は背表紙に記載しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、閲覧利用の頻度が高い文書は、必要な期間事務室内で保管することができる。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めがある文書の保存期間は、その定めるところによる。

3　文書の保存期間の設定は、前2項の規定に基づき、保存期間区分基準表(別表第2)を例として、課長が文書の重要度、利用度、資料価値等を考慮して行うものとする。

2　文書管理システムには、次に掲げる措置を施すものとする。

2　前項の書庫は、本庁にあっては地下書庫、別館書庫及びその他の書庫、朝倉支所にあっては地下書庫及びその他の書庫、杷木支所にあっては2階書庫、車庫2階書庫及びその他の書庫、その他の事務所にあっては当該事務所の長が指定する場所とし、文書主管課長又は当該書庫の室内管理責任者(以下「書庫管理者」という。)が管理する。

3　第1項に規定する保存文書の置き換えは、次の方法で行うものとする。

2　前項の場合において、保存期間が経過した文書のうち、関係課長から保存期間の延長の申出があり、かつ、書庫管理者が必要と認めるものは、更に期間を延長して保存することができる。

3　文書主管課長は、永年保存文書で10年以上経過したもののうち当該文書の内容又は損傷度合い等によりこれ以上保存することが適当でないとみなされるものについては、関係課長と協議の上、廃棄することができる。

4　文書主管課長は、保存期間が経過した文書のうち歴史的又は文化的に価値があると認められるものについては、関係課長と協議の上、資料として保存し、又は福岡県市町村公文書館において保存するため福岡県自治振興組合へ移管することができる。

2　秘密に属する文書、印影等で悪用のおそれがあると認められる文書等の廃棄については、その取扱いを特に注意しなければならない。

2　文書主任は、前項の規定により備え置かれた電磁的記録(以下「電子化文書」という。)について、同項に規定する書面(以下この条において「原文書」という。)の原本とみなしてこの規程の定め(第31条の規定を除く。)を適用することができる。この場合において、当該電子化文書に対する第30条の規定の適用については、「完結文書」とあるのは「第36条の2第2項に規定する電子化文書」と、「年度別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日」とあるのは「当該電子化文書に係る第36条の2第2項に規定する原文書(以下この条において「原文書」という。)が年度別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日(以下この条において「原文書完結年月日」という。)」と、「暦年別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日」とあるのは「当該原文書が暦年別に保存するものにあっては原文書完結年月日」とする。

3　前項の規定は、法令等の規定により原文書を原本として保存する必要がある場合には適用しない。

4　前2項の規定により電子化文書を原本とみなした場合の当該電子化文書に係る原文書の保存期間は、第29条及び第30条の規定にかかわらず、当該原文書の完結年月日の属する年度の翌年度の初日(暦年によるものにあっては、当該原文書の完結年月日の属する年の翌年の初日)から起算して1年とする。

この規程は、平成18年3月20日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年7月9日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成25年7月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、令和6年4月1日から施行する。